Bevrijd je van de informatie- en papierlawine!

door: Lorraine Simoons
Hoe? Door een papiervrije werkplek en een lege inbox te creëren  in 4 eenvoudige stappen, met als direct resultaat: hogere productiviteit, professionelere uitstraling en eindelijk tijd om je geheel aan je expertise te wijden. Wishfull thinking of haalbare realiteit?

Veel mensen hebben stapels papier liggen op hun werkplek en weten amper wat er in die stapels zit. (En dan bedoel ik niet de papiervisjes, jakkes!). Veel mensen vergeten wel eens iemand te beantwoorden of iets toe te zenden of ze vergeten een afspraak. En het schijnt dat er mensen zijn die wel eens iets niet kunnen vinden.

En wat voor invloed heeft dit op de uitvoering van je werk? En hoeveel last heb je ervan dat zowel je fysieke als je digitale desktop overvol is?
Als antwoord krijg ik : ik kan me onvoldoende concentreren met al die stapels papier om me heen. Ik voel mezelf onrustig worden bij het idee alleen al van mijn overvolle inbox. Het lukt me niet om te focussen op het schrijven van dat artikel dat deze week af moet, omdat ik voortdurend wordt gestoord door telefoontjes, tweets, emails en mensen aan mijn bureau en de drukte in mijn hoofd.
Herkenbaar?  Lees dan hoe je in 4 stappen kunt werken aan verhogen van je productiviteit, verminderen van stress, en het hebben van meer plezier in je werk.
In 4 simpele stappen verwerk je al je papier en krijg je moeiteloos een lege inbox.
1: Verzamelen: je verzamelt alle informatie die je gedurende de dag binnenkrijgt: zoals emails, losse notities, aantekeningen, post, visitekaartjes, maar ook ideeën die je hebt of verzoeken van anderen,  knipsels en allerhande informatie. Doe die allemaal in 1 bakje, je verzamel- of inbakje.
Tip: bij het verzamelen van informatie vergeet vooral niet alle informatie die in je hoofd zit. Doe een mind-dump: alles wat in je hoofd zit zet je op papier, elk idee op een nieuw blaadje, vervolgens gaat alles in je inbakje en daarna verwerk je elk idee op de diverse lijsten.
Je kan hier zo maar een uur mee bezig zijn, maar dan is alles uit je hoofd en op papier, doe dit steeds met elk idee dat je hebt, schrijf het op of spreek  het in een mp4 zodat je het thuis kunt uitwerken. Zo zorg je dat je hoofd leeg is, waardoor je ruimte hebt voor creativiteit, voor gesprekken, om te schrijven, kortom voor jouw expertise met als resultaat: meer productiviteit.

2: Verwerken: vervolgens ga je alles verwerken. Elke dag – hooguit om de dag – op een vast moment neem je je inbakje door. Elk papiertje verwerk je, je laat niets liggen. Je gaat dus niet meteen reageren op elke email of post die je binnenkrijgt, je opent niet meteen je post bij de voordeur of beantwoord direct alle emails. Je gaat alleen nog maar sorteren. Items die je deze week wilt doen, gaan op je to-do-deze week lijst, dingen die je later wilt doen komen op de later lijst en dingen waarop je wacht op de wachten-op lijst. Op die manier raakt je bureau lekker leeg en je inbox ook en krijg je letterlijk ruimte , zowel in je hoofd als op je desk om je met je expertise bezig te houden.

Tip: doe het verwerken op een moment dat je in een dip zit van de dag, bv eind van de ochtend of net na de lunch. Dan ben je niet het meest productief. Zo hou je je meest productieve moment voor je meest belangrijke taken.

3: Plannen: dan ga je plannen: alles wat je wilt doen en waar een datum/ tijd aan vast zit gaat in je agenda – eventueel met een reminder. Je belangrijkste taken plan je in op de ochtenden, je minder belangrijke taken in de middag. Elke dag plan je een verwerkingsmoment van al je paperassen en één maal per week – mijn voorkeur gaat uit naar de vrijdag begin middag – , plan je een uur de tijd om alle lijsten door te nemen, je planning aan te passen en te bepalen wat volgende week je meest belangrijke taken zijn.

Tip: pak van de meest belangrijke taken, die taak waar je het meest tegenop ziet en die doe je eerst, de rest van de dag doe je fluitend je overige werk. “eat the lemon first”.

4: Actie: en dan ga je over tot actie: je weet op welke dag je wat gaat doen en daar hou je je aan. Laat je niet afleiden en concentreer je op je hoofdtaak van die dag. Doe één ding tegelijk. Word je toch gestoord, vraag de persoon vriendelijk of je later kunt bellen of praten en ga door met je taak.

Tip: zet je email programma en twitter uit terwijl je werkt aan andere dingen. Zo wordt je niet afgeleid en ben je sneller klaar met de meest belangrijke taak.

Note: Bij het verwerken van informatie en paperassen is het van belang dat je een manier hanteert dat je voor 100% kunt vertrouwen. Alleen dan weet je zeker dat alles dat je opschrijft niet meer wordt vergeten en op het juiste moment naar voren komt.
Dit is de vereenvoudigde versie van het complete stappenplan om te komen tot een papiervrij bureau, een lege inbox, en ruimte in je hoofd.
Succes!