Meer grasmaai momenten

Dit is een column uit het boek: ‘Wat is de kleur van de wind’.
Meer grasmaai momenten
Mijn telefoon gaat, ik zie een voor mij onbekend nummer en besluit daarom de officiële welkomstgroet uit te spreken: ‘Executive Style, goodmorning, this is Rixt Kuiper.’ Aan de andere kant van de lijn hangt Terence, manager van een bekende brillenwinkelketen in Noord-Amerika en Canada. Terence heeft mijn website onder ogen gekregen en is geïnteresseerd in mijn werk als coach. Na wat doorvragen blijkt dat hij vooral wil weten of ik mensen met spreekangst kan helpen.

‘Hoezo?’, vraag ik.
Terence vertelt mij over zijn slapeloze nachten, eetaanvallen, kortademigheid en draaierigheid.
‘Hoe vaak gebeurt dit?’, vraag ik.
‘Hooguit één à twee keer per jaar, wanneer ik mijn 3000 medewerkers moet toespreken op de jaarlijkse landelijke conferentie’, vervolgt hij.
Dit klinkt als een boeiende opdracht, bedenk ik. Volgens mij kan ik wel iets voor deze klant betekenen, aangezien ik in mijn vorige baan als communicatietrainer vele mensen heb begeleid bij het leren presenteren en het verminderen van spanning.

Wanneer we verder doorpraten, blijkt Terence vaker moeite te hebben met spreken in groepen. Niet alleen tijdens formele presentaties, maar ook in het senior managementteam waar hij deel van uitmaakt, of tijdens innovatievergaderingen met zijn eigen team. Terence heeft een aantal maanden geleden promotie gemaakt en vindt dat hij nu toch echt een soepele presentatie moet kunnen geven. Hij lijkt er eindelijk klaar voor om zijn eigen angst in de ogen te kijken en nodigt mij daarom uit voor een eerste coachsessie bij hem op kantoor in Atlanta.

Tien dagen later nip ik aan een slap kopje koffie in het vliegtuig van Whiteplanes NY, naar Atlanta airport. Na tweeëneenhalf uur vliegen zie ik de wolkenkrabbers van de hoofdstad van de staat Georgia. In deze stad van onder andere Jimmy Carter, Martin Luther King en Gladys Knight neem ik de taxi naar het kantoor van Terence. Ik word ontvangen door een grote, vriendelijke man in spijkerhemd met grijs haar en een brede lach op zijn gezicht. Een hippe bril op zijn neus verraadt het bedrijf waarvoor hij werkt.
Tijdens ons gesprek, dat over van alles en nog wat gaat, krijg ik de indruk dat Terence vooral een goedzak is, zo een die het iedereen in het bedrijf naar de zin wil maken. Hij geeft aan dat hij niemand tekort wil doen en vooral naar anderen wil luisteren.
‘Wat zou je graag uit de coaching willen halen?’, vraag ik hem. Hij is even stil en zegt dan: ‘Ik wil van mijn zenuwen af, dat is nummer één. Daarnaast zit ik net in een nieuwe leiderschapsrol en ik wil graag weten hoe anderen mijn leiderschap ervaren.’ We besluiten daarom feedback te vergaren via een 360 graden feedback enquête.

Terence vertelt me dat hij van nature een zenuwachtig mens is. ‘Kun je dat werkelijk veranderen?’, vraagt hij mij.
‘Ja’, zeg ik, ‘als je het echt wilt.’ Hij kijkt me vanachter zijn bril nog een beetje ongeloofwaardig aan. ‘Hoe zou het zijn als je niet meer bang was om voor groepen te spreken?’, vraag ik.
‘Oh, dat zou zo’n bevrijding zijn, mijn leven zou zoveel gemakkelijker zijn, want dan ben ik over mijn grootste angst heen’, zegt hij.
‘Ben je er klaar voor om het aan te pakken?’, vraag ik.
‘Ja’, antwoordt Terence, ineens verrassend enthousiast.

Ik besluit een eerste oefening te doen; ik laat hem nadenken over drie openingszinnen voor de start van een presentatie. We gaan naar een vergaderruimte waar ik mijn videocamera opstel en ik stel voor dat Terence gaat staan om zijn zojuist voorbereide introductie te geven.
Tijdens het uitspreken van drie openingszinnen, blijkt dat Terence in zijn zinnen veel te veel woorden propt en hij haalt nagenoeg geen adem! Geen wonder dat hij tijdens presentaties kortademig en draaierig wordt. We nemen de tijd om de praktijk te oefenen. ‘Gebruik korte zinnen en adem tussendoor’, instrueer ik hem. ‘Tijdens de opening van een presentatie is dit belangrijk omdat dan de spanning vaak het hoogst is’, licht ik toe.
Terence lijkt opgelucht met deze simpele en voor de hand liggende tips. Makkelijk te begrijpen, maar iets lastiger uit te voeren, blijkt als hij me drie weken later belt.

Na onze coachingsessie is Terence zich meer bewust van zijn adem, hij komt erachter dat hij ook tijdens telefoongesprekken en andere meetings onvoldoende tijd neemt om te ademen. Dit zit hem in de weg en ik besluit daarom hier eens wat dieper op in te gaan.
Inmiddels zijn ook de resultaten van de 360 graden feedback binnengekomen. Het patroon dat naar voren komt, is dat Terence veel ruimte en aandacht aan anderen geeft. Hij wordt integer bevonden, een echt ‘mensenmens’ met hart voor de zaak, die anderen aanmoedigt, een teamplayer met planningsvaardigheden.
Echter, men verwacht ook dat hij vaker het voortouw neemt en zo nu en dan ergens eens kritische kanttekeningen bij zet. Zijn baas vindt dat hij anderen meer op hun verantwoordelijkheden moet aanspreken en meer initiatief moet nemen in het articuleren van zijn visie en ideeën. Ook vindt het merendeel van z’n team dat hij niet altijd duidelijk communiceert. Hierdoor moeten zij naar zijn verwachtingen gissen, dit leidt bij hen tot frustratie en onzekerheid.

Genoeg informatie om iets mee te doen in onze coachsessies dus. Terence herkent zichzelf gelukkig in de feedback. Hij ziet zichzelf ook als teamplayer en weet dat hij anderen graag complimenten geeft. Hij weet ook dat hij niet altijd zegt wat hij denkt. ‘Ik ben bang om anderen te kwetsen’, zegt hij. En over het uitspreken van zijn visie en ideeën zegt hij; ‘Tja wat vind ik nou? Ik weet heel vaak niet wat ik wil en hoe kan ik dat dan uitspreken?’
Met dit gesprek raken we aan de essentie van onze samenwerking. Veel van onze volgende gesprekken gaan over wat Terence denkt, doet en voelt. Het wordt een zoektocht naar de waarden die voor Terence gelden. We komen erachter dat hij niet alleen zijn adem in gesprekken verliest, hij raakt ook een beetje zichzelf kwijt. Dit gebeurt omdat hij simpelweg te veel bezig is met de ander en te weinig met zichzelf. Terence ziet dat dit niet alleen op zijn werk, maar ook thuis en in andere situaties zo is.

We creëren daarom een actieplan met als doel meer inzicht in Terences interne wereld te krijgen om die vervolgens meer kenbaar te maken. Terence gaat na wat zijn drijfveren zijn. Wat is belangrijk voor hem? Wat geeft zijn leven betekenis? Dat zijn vragen die ik en hij ook vooral zichzelf stelt. We zoeken naar manieren voor hem om stil en bij zichzelf te zijn.
‘Wat zijn momenten dat je bij jezelf bent en je bewust bent van wat je denkt en voelt?’, vraag ik hem.
Terence lacht een beetje. ‘O, dat wil je niet geloven’, zegt hij, ‘als ik op mijn grasmaaier zit!’
We moeten allebei lachen. ‘Vertel’, zeg ik.
‘Nou, als ik thuis ben en het gras moet gemaaid worden – we hebben een halve hectare – dan pak ik mijn grasmaaier, zet mijn verstand op nul en ga eindeloos heen en weer. Heerlijk, die rust en focus. Na een half uurtje grasmaaien voel ik me vredig en kan ik makkelijker beslissingen nemen.’
Ik zie het helemaal voor me, zo’n groot Amerikaans huis op een eindeloze grasmat, waar Terence dan op z’n trekkertje op rondrijdt. We nemen de tijd om te analyseren wat er in zijn hoofd gebeurt als hij het gras maait en hoe hij dat soort stiltemomenten op een andere manier kan creëren. We bedenken opties als: lopen op de loopband in de fitnesszaal, een potje tennis en mediteren.

We ontwikkelen een plan om meer ‘grasmaaimomenten’ gedurende de week te produceren. Zo bedenkt Terence dat hij voor een vergadering of een belangrijk telefoontje even stil wil zitten en zijn ademhaling wil volgen met zijn aandacht. Hij bedenkt vervolgens wat hij uit het gesprek wil halen en wat hij wil zeggen. Dit wordt zijn leidraad voor het gesprek.
Daarnaast geef ik hem opdrachten na te gaan wat hij voelt gedurende een dag en ook zijn gedachten eens op te schrijven. We praten over waar hij met zijn hoofd is als hij in gesprek met anderen is. Plus wat er gebeurt als hij zijn mening voor zich houdt en anderen gelijk geeft. Het is een interessante speurtocht, waarbij Terence vooral op zoek is naar wat er bij hem van binnen allemaal gebeurt.

Het is een half jaar later als Terence zich klaarmaakt om ‘zijn’ 3000 mensen toe te spreken. We zijn terug bij waar het allemaal om begonnen was: Terences ademhaling. Ondanks onze grondige voorbereiding op de presentatie is hij zenuwachtig, maar niet zoals voorheen. Hij voelt dat hij zijn zenuwen onder controle heeft, het beheerst hem niet meer. Hierdoor is hij in staat zich te richten op de essentie van zijn boodschap, die we herhaaldelijk geoefend hebben. Daarnaast weet hij dat zijn toespraak niet perfect hoeft te zijn, als het maar duidelijk is. Deze gedachte geeft hem een gevoel van vrijheid, hij kan zijn perfectionisme loslaten.

Wanneer Terence op het podium staat, videocamera’s op hem gericht, zegt hij wat hij wil zeggen. Hij voelt zijn zenuwen in zijn buik, maar voelt ook zijn voeten op de grond. Zijn zelfvertrouwen is daar. Hij is in staat om rustig rond te kijken en interactie aan te gaan met het publiek. Hij kan overtuigen en, zo zegt hij later, er was een punt dat hij bijna even genoot! Wie had dat ooit gedacht? ‘Ik heb uit mijn hart kunnen spreken’, zegt Terence, ‘en dat smaakt naar meer.’

Hoe het verder ging met Terence
Ik vond het prettig samenwerken met Terence, al vond ik het soms lastig te achterhalen wat hij nu echt van iets vond. Zijn feedback werd echter gedurende het coachtraject steeds opener. Terence is een man die eerst oog heeft voor de relatie en daarna voor de inhoud. Hij verraste me vaak met zijn inzicht in complexe situaties, hij was simpel gezegd veel meer inhoudelijk onderlegd dan hij zich voordeed.
We hebben veel tijd besteed aan zijn zelfreflectie en het ontwikkelen van zijn visie. Door middel van meditatie en mindfulness-oefeningen kreeg Terence toegang tot zijn eigen gedachten en gevoel. De volgende fase, zijn bevindingen kenbaar maken, bleek eigenlijk een gemakkelijke stap. Door gesprekken te oefenen en voor te bereiden werd het uitspreken van zijn mening een nieuwe gewoonte. Hierdoor kreeg hij meer zelfvertrouwen, werd hij transparanter in zijn communicatie en nam hij ook op een natuurlijke manier meer ruimte in voor zichzelf en zijn adem.
Drie jaar na dato geeft Terence nog steeds leiding aan 3000 mensen en vervult hij zijn leidinggevende functie met plezier.

Meditatie – oefening van het donker naar licht
1        Richt alle aandacht op je adem en stel je voor dat je helder licht inademt en donkere lucht uitademt. Maak in gedachten een beeld van heldere frisse lucht die je inademt en stel je voor dat je grijze wolken uitademt. Blijf je concentreren op je adem, forceer de beweging niet.
2 Wanneer je merkt dat je gedachten afdwalen, zeg dan tegen jezelf dat dit normaal is, want dat doen gedachten nu eenmaal. Breng vervolgens je aandacht weer bij de ademhaling en focus je op het beeld van helder licht inademen en donkere lucht uitademen.

Rixt Kuiper, www.rixtkuiper.com