Sloworganizing voor je e-mail

door: Yvonne de Bruin.
Je zou de snelle wereld van internet misschien niet meteen in verband brengen met Sloworganizing, maar toch kun je slow ook prima toepassen op de tijd die je doorbrengt op internet en met mailen, op het werk en thuis.

Stap voor stap
Heb je een mailbox vol met achterstallige en deels ongelezen mails? Hoe belangrijk kan het zijn, als ze al zo lang staan te wachten? Dringend is het in elk geval niet. Maak een mapje ‘lezen’ en stop daar alle nieuwsbrieven en aanbiedingen in die  je nog wilt bekijken. Dat scheelt al enorm. Maak nu per jaar een map met ‘archief’ en gooi daar alle andere mails in (inclusief archief voor dit jaar). Mailbox opgeruimd. Heb je even tijd over tussen 2 taken? Gooi 10 mails weg uit de oudste archiefmap en lees als beloning 1 nieuwsbrief die je leuk vindt. Zo leeg je stap voor stap je mailbox.

Loslaten
Internet is groot en bevat ongelooflijk veel waardevolle informatie. Ik geloof dat er op YouTube elke minuut 60 uur beeld bij komt. Het idee dat je alles bij kunt houden, kun je dus rustig loslaten. Het is onmogelijk. Lees de blogs en de nieuwsbrieven die je inspireren en waar je energie van krijgt. Kies de allerbeste uit. En laat de rest lekker zitten.

Opruimen in je eigen ritme
Veel mensen denken dat mail meteen beantwoord moet worden. En dat kan natuurlijk echt zo zijn, als het bepaalde werkmails betreft. Maar in de meeste gevallen kan het best even wachten. Ik betrap me er zelf ook op dat ik de neiging heb om meteen te gaan reageren. Maar als het echt dringend is, dan bellen ze wel, denk ik vaak. Dus soms wacht ik even, omdat ik even na wil denken over het antwoord of omdat ik er even rustig voor wil gaan zitten om een uitgebreid verhaal te tikken. Zo mail ik in mijn eigen ritme. Daar hoort ook bij dat ik niet elk moment mijn mail check. Ik doe dat een aantal keren per dag.

Weldadige gewoontes
De weldadigste gewoonte die je kunt hebben is om de computer uit te zetten, zodat je echt tot rust komt. Heb ook echte aandacht voor de mensen waar je mee bent. En laat je mail, je twitter en je facebook even voor wat het is. Focus op het gesprek dat je voert in de echte wereld en doe dat met aandacht.

Een andere goede gewoonte is om je mail niet meteen aan te zetten als je de computer aanzet. Doe eerst een taak die concentratie vraagt en bekijk dan pas je mail.  En als je dan je mail bekijkt, neem daar dan een afgebakende hoeveelheid tijd voor. Zet de wekker op een half uur en werk in die tijd met volle concentratie aan je mail. Misschien kun je zoveel mogelijk mail wegwerken of focus je juist helemaal op dat ene lastige mailtje. In elk geval voel je je na afloop voldaan, omdat je iets hebt bereikt.