Buurtfeest organiseren? Gebruik deze checklist!

Een buurtfeest organiseren is een mooie gelegenheid om je buren beter te leren kennen. Betrek bij de organisatie zo veel mogelijk buren, zodat het voor niemand teveel werk wordt. Maak duidelijke afspraken over wat iedereen moet doen of meenemen. En zorg dat je een duidelijke checklist hebt en een groepsapp waarin je elkaar op de hoogte kunt houden van de voortgang. Zorg dat je niemand vergeet uit te nodigen. Juist de buren die je nooit spreekt, kunnen verrassend leuk zijn. Lees hieronder de checklist voor een mooi buurtfeest!

Voorbereidingen buurtfeest organiseren

Je wilt een aantal voorbereidingen treffen als je aan de slag gaat met een buurtfeest organiseren. Begin eerst met een kleine feestcommissie om wat ideeën te verzinnen. Ga dan de deuren langs met een leuke uitnodiging en geef daarin aan dat iedereen een taak op zich kan nemen. Dat versterkt de samenwerking en geeft een grotere kans dat iedereen ook echt aanwezig zal zijn. Prik een datum, kies een globale invulling van het feest en laat ruimte voor de bijdrage van anderen. Zijn er vergunningen nodig? Als je bijvoorbeeld de straat af gaat zetten met afzetlint zal je daarvoor een vergunning moeten hebben, omdat je het verkeer kunt hinderen. Maak ook mooie uitnodigingen als duidelijk is wat er wanneer gaat gebeuren en stop die bij iedereen nog eens in de bus.

De ultieme checklist als je besluit dat een buurtfeest organiseren een goed idee is

* Plan de datum en de tijd ver vooruit, zodat er geen tijdsdruk op komt. En iedereen zijn agenda nog vrij kan houden voor het feest.

* Zoek mede-organisatoren voor in de feestcommissie

* Bedenk waar het feest plaats gaat vinden. Is er openbaar groen waar dat kan? Of moet de straat en de stoep afgezet worden?

* Kies in een vroeg stadium ook al de vorm, zoals een buurt bbq of picknick, zodat je ver van tevoren de tijd vast kunt leggen.

* Bedenk welke activiteiten je voor de kinderen wilt organiseren en laat iedereen daarover meedenken. De organisatie daarvan kun je gemakkelijk delegeren aan meerdere mensen.

* Vergeet niet om bij de gemeente te informeren naar nodige vergunningen en zelfs mogelijke subsidie voor een dergelijk initiatief.

* Maak een inschatting van de kosten. In totaal en per persoon.

* Verstuur de uitnodigingen en nodig iedereen uit om te helpen met een onderdeel van de organisatie.

Benodigdheden voor een buurtfeest

Maak een lijst van alle benodigdheden, zoals statafels, een muziekinstallatie en koelingen. Omdat je niet zeker weet of het droog blijft op de grote dag, is het slim om een partytent te regelen. Deze checklist geeft een idee van de benodigdheden. Als je de lijst specifiek voor jullie feest klaar hebt, zorg dan dat iedereen deze te zien krijgt. De meeste spullen komen dan uit een schuur of van een oom en tante en een oude schoolvriend. Iedereen kent immers mensen met spullen. Heel veel spullen.

– Partytent

– Statafels

– Stoelen die natuurlijk iedereen thuis heeft

– Bar

– Koelingen

– Muziekinstallatie en muziek

– Barbecue: vraag aan een aantal mensen of ze die meenemen en zelf aan willen steken

– Servies, zoals glazen, borden en bestek. Deze kan je iedereen zelf mee laten nemen

– Verlengkabels en aansluitpunten voor de elektriciteit

– Verlichting, zoals leuke feestelijke lampjes

– Aankleding, zoals slingers, ballonnen en tafelkleden

De boodschappen voor het buurtfeest

Je kunt met een klein groepje boodschappen gaan doen of je maakt een lijst en laat iedereen iets meenemen. Zo hoef je zelf niet met zware kratten en tassen te slepen. Bovendien kan iedereen meenemen wat ze zelf lekker vinden. En hoef jij niet alles zelf te verzinnen en klaar te maken. Geef gewoon iedereen een lijst om op in te tekenen wat zij mee willen nemen. Laat die ruim van tevoren langs de deuren gaan. Geef wat voorbeelden en laat ruimte voor eigen inbreng. Denk aan:

– Dranken: bier, wijn, frisdrank

– Borrelhapjes

– Lekkers voor de kinderen en lekkers voor bij de koffie

– Vlees, vis, groenten, stokbrood, sauzen, salades voor bij de BBQ

– Verlichting voor op een buurtfeest

– Servetten

– Sandwiches, salades, wraps & fruit voor bij de picknick

– Bekers, borden en bestek, die je bij voorkeur door iedereen zelf mee laat nemen, omdat je anders plastic moet gebruiken dat je daarna weg moet gooien.

– Vuilniszakken en andere schoonmaakspullen

De laatste checklist: de dag zelf

Op de dag zelf kun je iedereen betrekken bij de opbouw van het feest. De meeste dingen heb je als het goed is voorbereid. En je hebt alles in huis. De checklist voor de dag van het buurtfeest is dan ook kort en kun je gebruiken als draaiboek tijdens de middag of avond.

– Opbouwen van de locatie, klaarzetten van de partytent, muziekinstallatie en dergelijke

– Versieren van de locatie

– Klaarzetten drank en glazen

– Bereiden en klaarzetten eten, bord en bestek

– Voorbereiden eventuele activiteiten