Hoe systemen, procedures, plannen van aanpak, methodes je succesvoller kunnen maken

In onze drukke leven kunnen we niet alles meer bijhouden. Er ligt teveel op ons bordje en doordat we door de bomen het bos niet meer zien, raken we de weg kwijt. Op een drukke dag komen al snel de dagelijkse dingen in het gedrang. We willen zo graag grip houden, maar het lukt niet. We zijn supervrouwen maar houden dit niet lang vol. En dat hoeft ook niet. Net als jij en ik zijn er tal van vrouwen die door de verschillende prikkels van het leven zichzelf achterna hollen. Kinderen die naar de crèche gebracht moeten worden, de ander naar hockey of voetbal, dan nog even je werk tussendoor en o, ja ook nog even koken en de was doen en natuurlijk de rest niet te vergeten.

Wat er dan gebeurt, is iets wat je niet wilt en waar het leven niet omdraait: oververmoeidheid, prikkelbaarheid, emotioneel zijn, impasse, wanorde, chaos. Manlief en kinderen worden doelwit van je frustraties.
Zie je het al voor je of misschien is het zelfs een dagelijkse werkelijkheid? Jij uitgeput op de bank ‘s avonds laat, kinderen net op bed en overal maar dan ook overal liggen kleren, speelgoed, paperassen, afwas. Jouw taken zitten er nog niet op. Je kan wel janken, maar daar ben je net even te moe voor.
Kortom, de downside van het leven heeft zijn intrede gedaan. Inderdaad dingen waar je niet op zit te wachten maar waar je wel om hebt gevraagd, ook al denk je van niet.
Ja, ook ik begeef me wel eens op dit vlak, vaker dan me lief is.

Maar dit is natuurlijk niet de werkelijkheid die we voor ogen willen hebben. We willen:
Een liefdevolle moeder zijn, die knuffelt met haar kinderen en haar man een innige omhelzing geeft als ze weggaat naar haar werk. Waar ze vervolgens op haar werk rustig en naar de volle tevredenheid van haarzelf en een ieder aan haar geordende bureau werkt. En de rekenmachine, die ze op dat moment nodig heeft, zonder enige moeite uit haar bureaula vist. Alles wat ze nodig heeft, is in handbereik. Na een dagje werken sluit ze haar werk af met een gevoel van voldoening en afronding. Ze zegt haar collega’s gedag met wie ze weer zo ontzettend heeft gelachen.
In de auto luister ze naar haar favoriete muziek van Dido en haalt haar kinderen van school. Thuis gekomen doet ze haar thuiskloffie aan en kijkt ze vol van vrede en geluk naar haar schone huis en de hier en daar slingerende doch dierbare voorwerpen van haar gezin.

Zo, dat verhaal voelt een stuk beter! Het verschil tussen die 2 is iets waar ik de laatste tijd veel mee bezig ben en wat me ontzettend fascineert, namelijk systemen, procedures, plannen van aanpak, stappenplannen, methodes etc.
Ik heb gemerkt dat de dingen die lekker lopen, die ongemerkt gaan, meestal verlopen via een bepaalde route of wel routine. Als iets namelijk ingebouwd zit in je systeem dan doe je dat automatisch en kost het weinig energie. Denk aan kleren aantrekken, douchen, tanden poetsen. Ook dingen die je natuurlijk afgaan, kosten weinig energie. Daar hoef je doorgaans niet eens over na te denken, zoals goed kunnen organiseren of communiceren. Ook voor je lichaam geldt deze regel: je hart klopt gewoon, alles wat je eet of drinkt wordt verwerkt door je maag, je longen ademen lucht in en uit. Er over nadenken is niet nodig, het gebeurt gewoon.

Wat zijn de dingen die bij jou goed lopen? Misschien weet je het wel, misschien niet. Als je het wel weet: wat is jouw manier van aanpak, waardoor het zo goed loopt?
Vaak is het zo dat je inderdaad een bepaalde aanpak hebt. Wat bij mij b.v. nu goed loopt is het opruimen van een kamer. Voorheen was het een ramp. Ik heb nu sinds een tijdje een plan van aanpak dat inmiddels in mijn systeem is gaan zitten. Dit is mijn plan van aanpak:
Ik ruim kloksgewijs de kamer op. Alles wat in een andere kamer thuishoort, leg ik bij elkaar. Als ik de kamer kloksgewijs ben afgegaan dan ga ik de stapeltjes, die ik heb gemaakt, wegbrengen naar de andere kamers toe. Dat is mijn procedure bij het opruimen en het werkt prima voor mij! Het is beter dan rondrenen door mijn huis zoals ik voorheen deed!

Systemen, automatismen, methodes klinken saai maar op de lange termijn zijn deze goud waard. Zo ervaar ik het. Als een automatisme te rigide wordt, en je niet eens meer normaal kunt functioneren omdat er een vieze sok of een situatie je tegenhoudt, dan dien je natuurlijk wel even realistisch te blijven. Maar over het algemeen geeft een systeem rust, orde, houvast en zekerheid.

Omdat ik heel graag wil dat je succesvol bent en je los kunt worstelen van chaos, heb ik dit stappenplan voor jou ontwikkeld. Gebruik dit systeem, deze structuur, stappenplan of methode, welke naam je er ook aan wilt geven, voor meer houvast in je werk en je leven:

1. Identificeer wat er lekker loopt en wat niet. Thuis of op het werk.
2. Analyseer waarom hetgeen al dan niet lekker loopt.
3. Welke goedlopende structuren zou je ook kunnen toepassen op die zaken, die niet goed lopen? Als een routine niet overdraagbaar is, welke procedure zou je kunnen invoeren om het beter te laten verlopen?
4. Zijn er werkzaamheden die je kunt uitbesteden? Tenminste als jouw huishoudbudget, je partner, je kinderen of je collega’s meewerken.
5. Schrijf je stappenplan voor de blokkerende taken op. Frustraties komen als je er weer over gaat nadenken. De ene negatieve gedachte voedt de andere. Dit wil je voorkomen, want dit kost onnodig veel energie. Vooral als het nog niet in je systeem zit, is het prettig om het opgeschreven plan van aanpak erbij te pakken. Dan wordt het op een gegeven moment vanzelf routine.
6. Maak van alle procedures van met name niet goed lopende werkzaamheden een mapje. Noem het handleidingen, methodes of hoe jij het wilt noemen. Het is een soort van naslagwerk en niet alleen voor jezelf. Ook een mooi boekwerk voor al diegenen die eens een keer je werk moeten overnemen. Handig toch!

Het gebruik van procedures om succesvoller te zijn, was voor mij een ware eye-opener. Inmiddels ben ik een ware expert geworden in het opstellen van procedures.
Ik hoop dat jij ook het belang van systemen inziet en jouw voordeel doet met dit artikel!