Dingen gedelegeerd krijgen

Dingen gedelegeerd krijgen, precies zoals jij het wilt

Als je geen tijd hebt om alle zaken die met je werk of privé te maken hebben, uit te voeren, zul je wellicht overwegen om iets uit te besteden.
Het allereerste wat vaak uit handen wordt gegeven is de huishouding. We huren dan een werkster in, die de boel aan kant maakt, zodat jij niet nog eens de krappe tijd die je hebt hoeft te besteden aan de wc schoonmaken. Veelal gaat het echt om de schoonmaakklusjes en blijft er genoeg werk in het huishouden over om te klaren.

Ook de opvang van kinderen buiten schooltijd kun je uiteraard uitbesteden, als je werkuren hier naar zijn. Mits je een plek weet te bemachtigen op een naschoolse opvang is dat verder goed geregeld.

Maar ook diegenen, die voor zichzelf werken of vanuit hun positie werkzaamheden delegeren, willen dat het goed geregeld is.

In principe is elke functie een vorm van delegeren. Je bent aangenomen om bepaalde werkzaamheden uit te voeren, omdat een persoon nu eenmaal niet alles alleen kan doen in het bedrijf. Dus delegeren is heel gewoon.

Als je kijkt naar een functieomschrijving staan hierin alle taken beschreven. Daar staat in wat men van je verwacht en waar je verantwoordelijk voor bent. Als je zelf dus zaken wilt gaan delegeren en je weet niet precies hoe, hoe kun je dan het beste starten?

• Dan kun je starten met een functieomschrijving of een plan de campagne. Wat is het doel? Wat is de verantwoordelijkheid? Wat dient er te gebeuren? Dit kun je uiteraard ook aanvullen met de hoeveelheid uren, waarvoor je iemand nodig hebt en welke dagen dat zou moeten gebeuren. Je kunt zelfs een soort van karakteromschrijving erbij doen, zodat je weet wat voor type je zoekt. Vervolgens kun je dan deze functie omschrijving bespreken met diegene die het op zich wil nemen. Zo krijgt de ander een goed overzicht van de werkzaamheden en kunnen zij zelf beter bepalen of ze hieraan kunnen voldoen.

• Bouw evaluatie momenten in met elkaar. Het beste is dit met een bepaalde regelmaat te doen. Zo weet je precies wat er speelt, waar het goed gaat en waar niet. En kun je uiteraard bijsturen indien nodig.

• Als het taken van jezelf zijn die je uit handen wilt geven, hou dan een tijdje bij hoe je het precies uitvoert. Als je dit zo goed mogelijk opschrijft, krijg je een soort van checklist. Degene die deze werkzaamheden overneemt, hoeft dan alleen nog maar van papier te lezen hoe jij het wilt hebben en dit uit te voeren. Ideaal, want zo geschiedt het precies zoals je het wilt hebben.

• Als  het nieuwe werkzaamheden zijn, waar je geen kaas van hebt gegeten, dan zul je met behulp van je functieomschrijving, de ander goed moeten interviewen over de beoogde doelen en over hun ervaring hierin.
• Spreek altijd met je nieuwe ‘werknemer’ een proefperiode af. Als het je privé betreft, start dan met: “Dit is nieuw voor mij en ik zou het graag 3 keer willen uitproberen om te zien of het werkt.” Zo kun je op een vrij milde en duidelijke manier het aankijken. Als het niet helemaal werkt zoals je wilt, dan is het klaar na die 3 keer of hoe lang je het ook wilt afspreken. Bij een formele werknemer heb je altijd een proefperiode.

• In de evaluatie momenten, kun je ook de checklists bespreken. Iemand zal altijd wel iets anders en wellicht beter uitvoeren dan jij. Het is goed om te weten hoe zij het beter doen. Dit helpt jou als die persoon in de toekomst weer wegvalt.

• Bij nieuwe werkzaamheden wil je des te meer weten hoe iemand zijn werk aanpakt. Spreek dan af dat hij/zij opschrijft wat zij doen en hoe. Laat ze een checklist maken, zodat als zij uitvallen jij of iemand anders het werk kan overnemen.

Delegeren of werk uitbesteden is vrij gewoon en eigenlijk een heel goed idee. Het mooie ervan is dat je de simpelere taken of juist de taken waar je geen verstand van hebt, uitbesteedt aan iemand die het goed of zelfs beter kan. Dit maakt de weg vrij voor taken die jou goed passen of voor zaken die je belangrijk vindt, zoals tijd doorbrengen met familie en geliefden.