Bespaar tijd op een simpele manier

Bespaar tijd en energie met deze effectieve en simpele stappen! Van nature ben ik niet echt een goed geordend mens. Dat kost me tijd en energie. Door de jaren heen heb ik gemerkt dat ik toch een aantal specifieke structuren heb, dat me heeft geholpen. Als je zelf nogal chaotisch bent, weet ik bijna zeker dat je toch wel ergens een bepaalde aanpak hebt. Het is misschien niet de beste aanpak, maar het werkt voor je. En als het niet optimaal voor je werkt, kun je het altijd verbeteren.

Ik zou me zelf niet direct omschrijven als chaotisch, omdat ik meestal wel iets terug kan vinden. Het is vooral dat stukje ‘niet altijd iets terug kunnen vinden’, dat bij mij de nodige frustraties oproept over mezelf. Ik zie nu wel in dat ik eigenlijk veel meer dingen geordend heb, dan ik in eerste instantie inzag. Er zijn een aantal dingen, dat me heel goed heeft geholpen om structuur te krijgen, te houden en te verbeteren. Structuur draagt bij aan je productiviteit en je timemanagement. Met meer structuur, werk je sneller en produceer je meer. Lees vooral onderstaande tips, die ik gebruik om meer tijd te maken voor de leuke dingen.

1.       Gebruik je agenda optimaal. Alle afspraken noteer ik in mijn agenda. Ik heb alles bij elkaar. Als ik iets wil weten dan kan ik het in mijn agenda terugvinden. Als mijn afspraak een bepaalde actie als gevolg heeft, dan noteer ik dit in mijn agenda of in de ‘to do’ lijst. Ik prefereer trouwens een potlood voor mijn agenda, mochten er wijzigingen zijn.

2.       Maak een ‘to do’ lijstje. Dit kan onderdeel uitmaken van je agenda, maar dat hoeft niet. Net als in mijn agenda, noteer ik email adressen of telefoonnummers bij de punten. Ik heb de actie dus al voorbereid. Zo hoef ik niet in het moment te zoeken naar een telefoonnummer. Ik kan gewoon gaan bellen. Dat scheelt tijd en energie. Maak de avond ervoor je ‘to do’ lijstje, zodat je de volgende dag meteen aan de slag kunt zonder oponthoud.

3.       Als iets goed voor me werkt, noteer ik dit in een boekje dat ik hier speciaal voor heb gekocht; ‘De dingen die werken’ boekje. Het gaat hierbij niet om goede ideeën, want die zijn nog steeds theoretisch. Het gaat om de dingen, die ik heb uitgeprobeerd en die werken voor mij. Voor ideeën, maak ik ruimte in mijn agenda. Zo creëer ik tijd om ideeën uit te proberen. En als deze goed uitpakken, dan krijgen ze van mij persoonlijk promotie en belanden ze in het boekje ‘De dingen die werken’.

4.       Als ik iets heb gedaan van mijn ‘to do’ lijstje, en ik vond het knap/goed gedaan, dan beloon ik mezelf. De ene keer is dat lekker lezen in een boek of gewoon genieten van thee en een koekje. Maar soms neem ik ook een middag vrij.

5.       Bepaalde structuren, zoals de stappen voor mijn nieuwsbrief, heb ik uitgeschreven. Zo kan ik het erbij pakken en de stappen gewoonweg volgen om een nieuwsbrief de deur uit te doen. Dit scheelt tijd en energie, omdat ik er niet over na hoef te denken.

6.       Door het uitschrijven van je aanpak, kun je goed analyseren wat je eigenlijk doet. Zo zie je wat goed gaat en ook wat minder goed gaat. Door wat minder goed gaat te veranderen, kun je gaan testen of het nu beter zal gaan. Als het lukt en je structuur is verbeterd, dan kun je het noteren in ‘De dingen die werken’. Als het geen verbetering oplevert, skip het dan en probeer iets anders.

7.       Ik werk graag met stappenplannen en babystapjes. Een stappenplan hoeft niet van te voren helemaal uitgedacht te worden. Dit werkt overigens wel voor veel mensen. Bij mij werkt het net even anders. Ik heb een idee en weet ook welke stap ik dan moet gaan zetten. Het liefst een babystapje, eentje dat ik kan overzien. Deze stap doe ik spontaan en als er geen ruimte is op die dag, plan ik het in mijn agenda. Na het zetten van die stap weet ik wat de volgende stap zal zijn. En deze stap noteer ik weer in mijn agenda. Ik heb gemerkt dat de meeste van tevoren uitgedachte plannen ‘theorieën’, ideeën blijven. Ze komen pas tot leven bij de uitvoering. Door de ervaring van de uitvoering weet je precies wat je volgende stap zal zijn.

Ik ben er voor de structuren, die je nu hanteert niet overboord te gooien. Dat maakt meer stuk dan dat het iets oplevert. Verstandiger is je huidige structuren te verbeteren en nieuwe structuren toe te passen daar waar je geen structuur voor hebt.

Is structuur een punt waar je op gecoacht wilt worden of wil je meer tijd voor leuke dingen, neem dan contact met me op.