Mamas Mama's online magazine voor moeder, kind en werk. Werkende moeders, vrije tijd en opvoeden
Administratie is bij veel gezinnen een ondergeschoven kindje. Hoe zit dat bij jou? Hik jij altijd zo tegen de stapels aan of is het een fluitje van een cent? In dit artikel tips om je administratie (weer) op orde te krijgen. Je hikt waarschijnlijk aan tegen de klus omdat deze te groot is. In mijn workshops adviseer ik dan ook altijd om grote klussen in kleine stukjes te hakken. Dat zorgt ervoor dat je overzicht krijgt.
Stapels?
Bedenk dan dat je ook altijd opnieuw kunt beginnen. Plan vanaf nu iedere week twee keer een half uur in om je administratie de baas te worden. Het ene half uur is om je administratie vanaf nu gladjes te laten verlopen. Het andere half uur gebruik je om je achterstand de baas te laten worden. Je denkt nu misschien “maar ik heb helemaal geen uur over in de week”. Bedenk dan hoeveel tijd je nu steeds kwijt bent met zoeken naar papieren.
Eerst de voorbereidingen
• Zoek een vaste plaats waar je vanaf nu aan je administratie gaat werken. Dat kan gewoon aan de keukentafel zijn, aan een bureau, dat maakt niet uit. Ruim een of twee schappen in een kast in als vaste bewaarplaats voor je administratie.
• Vervolgens pak je je agenda en plan je de komende maanden twee keer een half uur per week in. Een afspraak met jezelf is immers ook een afspraak!
• Wil je het perfect aanpakken? Dan schaf je plastic mapjes, een paar ordners met tabbladen, brievenbakjes en etiketjes aan. Een perforator en een nietmachine en post-it blaadjes zijn ook niet overbodig. Je mag die saaie administratie toch best een beetje leuk verpakken, tenslotte. Heb je er al zin in?
Het bijhoud-halfuurtje
• Zet de kookwekker op een half uur. Meer hoeft niet. Laat de stapels voor wat ze zijn, nadat je eerst alle facturen en herinneringen eruit hebt gevist. Die stop je in een apart mapje of brievenbakje. Wil je nog zaken uitzoeken of bijvoorbeeld abonnementen opzeggen? Dan maak je een mapje of brievenbakje “uitzoeken”. Hier stop je dit soort zaken gewoon in. Heb je declaraties? Maak daar ook een mapje voor aan. Dit geldt ook voor kilometerregistratie etc.
• Het bijhoud-half uurtje begint met het doen van al je betalingen. Via internetbankieren is dat zo gebeurd. Desgewenst kun je ook betalingen klaarzetten op een bepaalde datum. Bankafschriften, rekeningen etc. ruim je op in een daarvoor bestemde hangmap of ordner. Dan pak je je mapje “uitzoeken” erbij en je handelt net zoveel items af tot je kookwekker gaat.
• Belangrijk: als je tijd om is, ruim je je spullen weer op.
Je achterstand de baas worden
• Zoek je je altijd verloren naar garantiebewijzen en gebruiksaanwijzingen? Koop een doos waar je alle gebruiksaanwijzingen en garantiebewijzen vanaf nu indoet. Je hoeft niet te zoeken, zet de doos op een bereikbare plaats neer, plak er een sticker op met “gebruiksaanwijzigingen” en alles wat je op dit gebied tegenkomt, mik je erin.
• Maak een mapje (of mandje o.i.d.) aan waar je alle afschriften die je tegenkomt, indoet. Later ga je die ordenen.
• Kom je nog declaraties of uitzoekdingen tegen? Dan doe je die in de mapjes die hierboven beschreven staan. Gebruiksaanwijzingen doe je in de daarvoor bestemde doos.
• Belastingzaken bewaar je ook allemaal bij elkaar in een mandje of mapje. Later ga je ook die zaken ordenen.
Je zult zien dat je er stukje bij beetje toch doorheen komt!
Wie?
Martine Floor-Bron, Professional Organizer. Ik help zelfstandig professionals met het organiseren van hun tijd, ruimte en communicatie. Dit doe ik door het schrijven van teksten, en het adviseren over pr & publiciteit, promotie en social media.
Veel zelfstandig professionals bevinden zich in het spitsuur van hun leven. Daarom geef ik workshops over gezinsmanagement.
Ik geef ook een nieuwsbrief uit over alles wat met communicatie te maken heeft. Wil je deze ook ontvangen? Stuur dan een mailtje naar info@mbee.nlen ik voeg je toe op de verzendlijst.
MBee Professional Organizing • MBee Communicatie & Advies • Roekelseweg 68 • 6733 BR Wekerom • T (0318) 595711 (0318) 595711
